第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)本會的檔案管理工作,保證檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī),結(jié)合本會實(shí)際,特制定本制度。

第二條 本會綜合部負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理作。

第三條 本會各部門在工作活動中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料,須按照本制度的規(guī)定方法在辦公室保存。

第二章 文件資料的收集管理

第四條 檔案分為紙質(zhì)檔案和電子檔案分別進(jìn)行歸檔。為配合無紙化辦公，除財(cái)務(wù)類文件（含憑證、收據(jù)、發(fā)票）、人事檔案類文件、各種規(guī)章制度、各類合同和協(xié)議外，其余采用電子存檔方式歸檔。

第五條 歸檔范圍:

(一)本會印發(fā)的公文；

(二)本會的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件；

(三)本會與其他單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本；

(四)本會重要會議資料,包括會議的通知、決議、總結(jié)、重要發(fā)言、會議紀(jì)要等；

(五)上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本會有關(guān)的決定、決議、指示、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料；

(六)本會對外的正式發(fā)文及有關(guān)單位來往的文書及傳真；

(七)本會重要的技術(shù)資料、供應(yīng)商檔案資料、客戶資料等；

(八)本會管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料；

(九)本會的歷史沿革、大事記、月刊、成果匯編及反映本會重要活動的剪報(bào)、照片(及膠卷)、錄音、錄像等；

(十)本會及產(chǎn)品的獲獎(jiǎng)證書原件；

(十一)其他未在本管理制度中列明的對本會具有保存價(jià)值的各種形式的文件資料。

第六條 重要資料承辦人應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)批準(zhǔn)的文件資料收集和整理，確認(rèn)收集齊全后制作檔案目錄,一并送交綜合部。相關(guān)工作人員確認(rèn)檔案與目錄相符,并在《歸檔材料確認(rèn)表》(附件1)上簽字確認(rèn)后,對文件資料進(jìn)行歸檔保管。

第七條 一項(xiàng)工作由多個(gè)部門參與辦理,在工作活動中形成的重要文件資料, 由該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人收集并交綜合部歸檔保管。

第八條 本會員工外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動在核報(bào)差旅費(fèi)時(shí),必須將有歸檔價(jià)值的文件資料分類整理后交綜合部歸檔保管,相關(guān)工作人員在《歸檔材料確認(rèn)表》(附件1)簽字認(rèn)可后,財(cái)務(wù)部門方可辦理報(bào)銷手續(xù)。

第九條 未經(jīng)秘書處授權(quán)許可，不得擅自把本會檔案或財(cái)務(wù)、人事、行政等敏感資料外借給外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人。

第十條 檔案管理人員的職責(zé)

（一）檔案工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉本會工作，掌握本會文件資料的歸檔范圍，收集保管本會重要的文件資料；

（二）對組織各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；

（三）認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。對本會的重要文件資料平時(shí)分類收集，每年六月底和十二月底應(yīng)將歸檔文件資料整理完畢。對于電子檔案，相關(guān)工作人員應(yīng)使用專用的移動硬盤定期備份，且該移動硬盤需專人保管，不得外借；

（四）檔案工作人員應(yīng)熟知所有紙質(zhì)檔案存放文件盒位置、電子檔案存放文件夾位置，以便查閱時(shí)能及時(shí)調(diào)出；

（五）本會員工查閱和借用文件資料時(shí)，應(yīng)主動填寫檔案借閱臨時(shí)調(diào)出登記表（附件2），檔案管理人員應(yīng)積極做好服務(wù)工作，在確認(rèn)其獲得辦公室檔案管理負(fù)責(zé)人許可后，為其調(diào)出相應(yīng)檔案；

（六）檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的，應(yīng)當(dāng)在離崗前辦好交接手續(xù)。涉嫌檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)、本會相關(guān)報(bào)名制度執(zhí)行。

第三章 歸檔管理

第十一條 管理人員應(yīng)根據(jù)本會的業(yè)務(wù)及當(dāng)年工作狀況,編制重要文件資料歸檔使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款按以下規(guī)定執(zhí)行:

(一)檔案門類按照:管理制度、協(xié)會資料、人事檔案、會員資料、走訪、培訓(xùn)、公函文件、誠信公約、專家委員會、常務(wù)理事會、理事會、年報(bào)等分類管理；

(二)紙質(zhì)檔案必須歸類后收集于同一文件盒內(nèi),若檔案超過文件盒容量,則以固定時(shí)間段(季度或年度)劃分為多個(gè)文件盒,并做好順序標(biāo)識,放置于同一位置;電子檔案應(yīng)按時(shí)間順序進(jìn)行歸類后存檔于檔案管理專用電腦,電腦設(shè)置密碼,未經(jīng)允許不得擅自使用檔案管理專用電腦；

(三)紙質(zhì)檔案應(yīng)同時(shí)備份相同的電子檔案，并使用一致的代碼編號。

第十二條 檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將已提交歸檔的文件資料,按照“案卷類目”條款,放入保存文件盒/電腦文件夾內(nèi),對號入座,并在歸檔材料登記表上注明。

第十三條 歸檔的紙質(zhì)檔案資料應(yīng)確保內(nèi)容齊全、頁數(shù)完整;電子文檔資料應(yīng)確保文件格式正確、內(nèi)容無錯(cuò)漏。

第十四條 在歸檔的文件資料中,應(yīng)將同一業(yè)務(wù)(即同一項(xiàng)目同一制度/同一員工/同一事件)的相關(guān)檔案資料形成同一文件統(tǒng)一歸放，并采用年月日+業(yè)務(wù)名稱的格式建立對應(yīng)電子文檔文件夾存放相關(guān)檔案。

第十五條 紙質(zhì)檔案借閱完畢后,借閱人應(yīng)按原位整理妥當(dāng),當(dāng)日內(nèi)歸還,若借閱時(shí)間超過一日應(yīng)提交書面申請。歸還后,檔案工作人員應(yīng)檢查檔案并確認(rèn)無誤后歸入文件盒中,若不慎丟失應(yīng)及時(shí)追查。電子檔案借閱時(shí)不得外傳,借閱后應(yīng)及時(shí)刪除檔案文件。

第十六條 檔案不再需要保存時(shí),不可隨意丟棄,應(yīng)使用碎紙機(jī)充分粉碎后進(jìn)行丟棄。電子檔案應(yīng)將不再需要保存的檔案單獨(dú)設(shè)立文件夾留底。

第十七條 檔案不再需要保存時(shí),不可隨意丟棄,應(yīng)使用碎紙機(jī)充分粉碎后進(jìn)行丟棄。電子檔案應(yīng)將不再需要保存的檔案單獨(dú)設(shè)立文件夾留底。

第十八條 本制度自理事會通過之日起正式實(shí)施。